Paragraaf Bedrijfsvoering

De organisatie toont zich steeds weer wendbaar, al kraakt het soms wel. En dat is in deze tijden, met steeds veranderende context van de Coronacrisis en een steeds groter appèl vanuit de samenleving, een belangrijke voorwaarde om het werk goed uit te kunnen blijven voeren. Door vanuit huis te werken, digitaal vaardiger te worden en via hybride vormen van overleg, lukt het om onze dienstverlening op een goed niveau te houden. Er wordt door de organisatie en het bestuur gewerkt aan de verschillende inhoudelijke uitdagingen waar Houten in de komende jaren voor staat: voldoende woningen, energietransitie, leefbaarheid van de stad, voldoende participatie en iedereen naar vermogen mee laten doen.
Het is van belang dat de organisatie krachtig genoeg is om wendbaar te zijn. Daarom blijven we kritisch kijken naar onze manier van handelen en werken, nieuwe ontwikkelingen en het onderhouden van contacten in de samenleving. De randvoorwaarden voor een duurzaam goed functionerende organisatie zijn daarbij van belang.
In dat kader worden allereerst een drietal, met elkaar samenhangende, ontwikkelingen benoemd; uitkomsten tussenevaluatie reorganisatie, onderzoek en advies voor duurzame ICT en invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. Deze ontwikkelingen zullen ook met de Raad worden besproken.
Na de toelichting op deze drie ontwikkelingen, volgt in deze paragraaf verder informatie over HR-beleid en informatiemanagement.

Tussenevaluatie reorganisatie per 1-1-2019 (artikel 213a-onderzoek)

Per 1 januari 2019 wordt er gewerkt met een nieuwe organisatiestructuur (2-laags managementmodel) en zijn ook de uitgangspunten voor de manier van sturen en samenwerken herijkt. De uitgangspunten die sindsdien centraal staan zijn;

• We tonen eigenaarschap voor ons werk
• We geven coachend leiding
• We kiezen bewust voor sturen via de lijn of via een programma
• We werken integraal en verbindend
• We werken opdrachtgestuurd en resultaat gericht
• We leren en vernieuwen

Nu, twee jaar later, heeft er een tussenevaluatie plaatsgevonden, met als hoofdvraag; ‘In hoeverre hebben de aanpassingen in de structuur en investeringen in de sturing en manier van werken tot nu toe het gewenste effect?’

Met deze tussenevaluatie wordt een beeld gevormd van hoe de organisatie er op dit moment voor staat en worden aanbevelingen meegegeven voor  gerichte vervolgstappen die gezet moeten worden, om de gewenste organisatie ontwikkeling aan te passen c.q. voort te zetten. Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van het artikel 213a Gemeentewet [1] . De Raad zal daarom over dit onderzoek worden geïnformeerd.

Onderzoek duurzame verbetering ICT-dienstverlening (artikel 213a-onderzoek)
In 2021 is een onderzoek uitgevoerd naar de huidige staat van de ICT-dienstverlening en de vraag wat er nodig is om de ICT-dienstverlening duurzaam te verbeteren en de informatieveiligheid op peil te brengen en te houden. Ook in gemeentenland vindt een digitale transformatie plaats. Onder invloed van ontwikkelingen in de markt (zoals Software as a Service/Saas, pay per use, common ground, beveiligingscomponenten) en overige snel veranderende ICT-componenten, verandert de traditionele rol van het ICT beheer steeds meer. De rol verandert van klassiek beheerder, dat de hardware in de lucht houdt, naar een team dat adviseert over producten en diensten dat de primaire processen van de gemeente optimaal ondersteunt.
Deze transformatie vraagt om serieuze aandacht voor de ontwikkeling van strategisch informatiebeleid, borging van ITIL-werkprocessen (Information Technology Infrastructure Library) en de versterking van architectuur- en informatiemanagementfuncties. Ook vraagt het om  keuzes op het gebied van de organisatie van het datacenter, wat nu nog in eigen beheer wordt uitgevoerd.
Het onderzoek is uitgevoerd in het kader van het artikel 213a Gemeentewet. De Raad zal daarom over dit onderzoek worden geïnformeerd.

Invoering rechtmatigheidsverantwoording
Naar aanleiding van de voorstellen van de commissie Depla in het rapport ‘Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten” legt het College van burgemeester en wethouders  voor het eerst met ingang van het verslagjaar 2022 in de jaarrekening zelf als eerste verantwoording af over de rechtmatigheid van de besteding van de beschikbare middelen waar dit voorheen door de externe accountant werd gedaan. Deze verantwoording gaat na een wetswijziging deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft. De accountant geeft een getrouwheidsoordeel af over de jaarrekening, waarvan de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel uitmaakt. Het huidige afzonderlijke rechtmatigheidsoordeel in de controleverklaring van de accountant komt daarmee te vervallen.
De gemeente Houten is, mede op basis van de aanbevelingen van de accountant, ARC en onze eigen Verbijzonderde Interne Controle (VIC) bezig om verbeteringen aan te brengen in de administratieve organisatie en de interne beheersing. Over de voortgang van de aanbevelingen wordt periodiek aan de audit- en rekeningcommissie gerapporteerd.
De verbeterslagen zijn belangrijke randvoorwaarden om op een efficiënte en effectieve manier tot een onderbouwde uitspraak te komen over het rechtmatig handelen van de gemeente. Het gaat daarbij niet alleen om het investeren in de verbetering van procedures of processen, maar zeker ook over adequate informatievoorziening en het meer helder maken van verantwoordelijkheidsverdeling en sturen op  bijbehorende houding en gedrag.
Onderstaand plaatje geeft de samenhang weer tussen de drie hierboven toegelichte ontwikkelingen.

[1]  In een 213a gemeentewet onderzoek onderzoekt het college de doelmatigheid van (onderdelen van) organisatie-eenheden van de gemeente en de uitvoering van taken door de gemeente. Het periodiek aandacht hiervoor hebben impliceert ook het doel om te leren, om na te denken en te streven naar verbetering.  

Banenafspraak
In het voorjaar 2021 is verder  gewerkt om een goede basis te creëren voor de lokale uitvoering van de banenafspraak binnen de gemeentelijke organisatie. De uitwerking vraagt nog de benodigde aandacht in de verschillende teams. Er zijn inmiddels afspraken gemaakt over de wijze waarop de inzet van mensen uit de doelgroep wordt opgenomen in het programma van eisen bij de aanbesteding van diensten, zoals schoonmaak, postbezorging, catering, beheer fietstransferium. De eerste concrete resultaten zijn gerealiseerd bij het contracteren van de postkoeriersdienst. De aandacht richt zich vanaf tweede helft 2021 op het realiseren van plaatsingsmogelijkheden binnen de gemeentelijke organisatie en het structureel verankeren van passende werkplekken binnen de teams. Hierbij zal aandacht zijn voor voldoende draagvlak binnen de organisatie, eventuele compensatie aan teams waar  de extra taken worden toegevoegd, en de benodigde intensieve begeleiding die noodzakelijk is voor positieve ervaringen van mensen met een grote afstand tot de arbeidsmarkt te bewerkstelligen. We willen zorgvuldig omgaan met kandidaten uit de doelgroep, die recht hebben op een goede begeleiding en een fijne werkomgeving, die past bij hun beperkingen. Voor de eerste plaatsingen lijkt het sinds 2021 structureel in de formatie opgenomen budget van 75.000,- toereikend. Voor de begroting 2022 wordt daarom geen aanpassing gevraagd. Bij het beschikbare formatiebudget is rekening gehouden met een gemiddelde loonkostensubsidie van 50% per plaats. Afhankelijk van de opgedane ervaringen en het beeld van loon- en begeleidingskosten zullen naar verwachting voor de jaren daarna gerichte begrotingsvoorstellen worden gedaan.

Vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.
Vanaf het najaar 2021 start de uitvoering van de projectopdracht vitaliteit en duurzame inzetbaarheid. De aandacht richt zich hierbij op de vitaliteit van de gemeentelijke organisatie, die het komende decennium te maken  krijgt met een flinke toename in de uitstroom van personeel door het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd. Er is aandacht en zorg voor de psycho-sociale en fysieke fitheid van  onze medewerkers. Dit laatste heeft een relatie met het verlagen van ziekteverzuim  en de inzet om ervaren werkdruk het hoofd te kunnen bieden. Ook ontwikkelingen op het gebied van informatisering en automatisering zullen hun effect hebben op werkprocessen en daarmee andere eisen stellen aan de duurzame inzet van ons personeel. De uitkomsten van de tussenevaluatie van de reorganisatie zullen meegenomen worden in dit traject, dat daarmee belangrijke impulsen kan geven aan het lopende programma Organisatieontwikkeling. Naar verwachting zal de nog af te sluiten nieuwe CAO-Gemeenten 2021 extra doelstellingen bevatten in de beleidsuitvoering van vitaliteit en duurzame inzetbaarheid.  De uitwerking past vooralsnog binnen de eerder beschikbaar gestelde bestemmingsreserve Organisatieontwikkeling (voor dit thema is gealloceerd 442.000,-).

Covid-19 en ICT
De Covid-19 pandemie heeft er toe geleid dat veel mensen thuis zijn gaan werken. Dat heeft een zware wissel getrokken op de ICT infrastructuur en de medewerkers van dit team. In een sneltrein vaart zijn de digitale middelen geïmplementeerd om thuiswerken mogelijk te maken. Inmiddels is er ook nagedacht hoe het nieuwe werken na de periode Covid-19 vorm gegeven kan worden, met toepassing van de nieuwe mogelijkheden, zoals bijvoorbeeld een hybride werkstructuur, andere kantoor inrichting en flexibele dienstverlening aan onze inwoners. Het team Informatie zal hieromtrent  adviseren.

Omgevingswet/Digitaal Stelsel Omgevingswet (DS)
In 2022 dient het zogenaamde Digitaal Stelsel Omgevingswet operationeel te zijn. Dit als onderdeel van het grotere traject van de invoering van de nieuwe Omgevingswet. Het uitstel van de invoering naar 1 juli 2022 geeft meer tijd en ruimte om ook dit project digitaal te ondersteunen. Ook in 2022 zal hier de nodige inspanning van het team Informatie voor nodig blijven.

Informatiebeveiliging
De bedreigingen op het terrein van informatieveiligheid nemen hand over hand toe. Bijna dagelijks zijn er berichten in de pers over organisaties die worden getroffen door aanvallen ransomware, waarmee toegang tot eigen data onmogelijk wordt en de dienstverlening aan inwoners, organisaties en ondernemers in gevaar komt. Deze vorm van cybercrime (internetcriminaliteit) treft ook overheidsinstanties en is zeer ontwrichtend en leidt tot grote schade. Meerdere reeds gestarte beveiligings- en verbeterprojecten, zullen daarom in 2022 verder worden doorgezet en uitgebreid. Daaronder bijvoorbeeld de 24/7 monitoring van het gemeentelijk netwerk. Naast het treffen van nieuwe maatregelen zullen ook met name bestaande maatregelen verder worden verfijnd en periodiek worden getoetst. Voor wat betreft veiligheidsbewustzijn zal worden onderzocht in hoeverre e-learning tools een goede aanvulling kunnen zijn op de reeds bestaande maatregelen. Taken op dit gebied worden steeds technischer en complexer en daarvoor is de inzet van een Technical Security Officer (TSO) noodzakelijk . In 2022 zal worden onderzocht op welke wijze hierin kan worden voorzien, via een dienstverleningscontract of door het in dienst nemen van een specifieke medewerker voor deze taak. De verwachting is dat de kosten voor informatiebeveiliging  in de komende jaren nog behoorlijk kunnen toenemen.

In onderstaande tabel zijn de van toepassing zijnde BBV-indicatoren binnen het taakveld 'Bestuur en ondersteuning' per 1 januari van het betreffende jaar weergegeven.

* In de primitieve begroting is nog nauwelijks sprake van geraamde inhuur. In de loop van het begrotingsjaar wordt inhuur aan de hand van besluitvorming geraamd en wordt bijbehorende dekking aangegeven.

Belastingsamenwerking gemeenten & hoogheemraadschap Utrecht (BghU)
Deze gemeenschappelijke regeling heeft tot doel uit overwegingen van kwaliteit, continuïteit en efficiency samen te werken bij de beleidsvoorbereiding, heffing en invordering van waterschapsbelasting en gemeentelijke belastingen, evenals bij de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken en het beheer en de uitvoering van vastgoedinformatie.